Mengajukan lamaran kerja merupakan langkah penting dalam pencarian pekerjaan. Salah satu dokumen yang seringkali menjadi pertanyaan adalah ijazah. Apakah ijazah asli harus selalu disertakan saat melamar kerja? Jawabannya tidak sesederhana ya atau tidak. Keadaan dan persyaratannya bervariasi tergantung beberapa faktor, dan memahami nuansa ini sangat penting untuk menghindari masalah dan memastikan proses aplikasi berjalan lancar. Artikel ini akan membahas secara detail mengenai penggunaan ijazah asli dalam proses melamar kerja, serta alternatif yang mungkin tersedia.
1. Peraturan Perusahaan dan Kebutuhan Verifikasi
Perusahaan memiliki kebijakan internal yang beragam terkait dokumen pelamar. Beberapa perusahaan mungkin secara tegas meminta ijazah asli untuk verifikasi langsung pada tahap awal proses rekrutmen. Tujuannya jelas: untuk memastikan keaslian ijazah dan keahlian pelamar sesuai dengan yang tertera dalam resume dan surat lamaran. Perusahaan besar, terutama yang bergerak di bidang yang memerlukan sertifikasi ketat, seperti bidang medis, teknik, dan keuangan, cenderung lebih ketat dalam hal ini. Mereka mungkin memiliki departemen khusus yang bertanggung jawab untuk memverifikasi setiap dokumen yang diajukan.
Di sisi lain, banyak perusahaan, terutama perusahaan skala kecil dan menengah (UKM), mungkin menerima salinan ijazah yang dilegalisir sebagai pengganti ijazah asli. Hal ini sering kali disebabkan oleh efisiensi dan kemudahan administrasi. Mereka mungkin baru meminta ijazah asli jika pelamar lolos ke tahap wawancara akhir atau proses seleksi lebih lanjut. Jadi, penting sekali untuk selalu mengecek persyaratan dokumen yang tertera pada pengumuman lowongan kerja, baik di situs web perusahaan, situs job portal, maupun di media sosial perusahaan terkait.
Informasi ini seringkali dapat ditemukan di situs web perusahaan atau dalam deskripsi pekerjaan. Jika tidak ditemukan, Anda dapat menghubungi pihak HRD (Human Resources Department) perusahaan untuk meminta klarifikasi. Menghubungi HRD sebelum mengirimkan lamaran kerja adalah langkah yang bijak untuk menghindari ketidaksesuaian dokumen dan terhindar dari penolakan aplikasi.
2. Resiko Mengirim Ijazah Asli Melalui Pos atau Kurir
Menggunakan jasa pengiriman untuk mengirimkan ijazah asli menyimpan resiko tersendiri. Meskipun jasa pengiriman umumnya terpercaya, selalu ada potensi kehilangan, kerusakan, atau bahkan pencurian dokumen berharga selama proses pengiriman. Ijazah merupakan dokumen penting yang sulit dan memakan waktu untuk diganti. Kehilangannya dapat menimbulkan kerugian besar bagi pelamar, terutama jika proses penggantiannya rumit dan membutuhkan waktu lama.
Selain itu, ada juga risiko pemalsuan dokumen. Meskipun jarang, namun tetap ada kemungkinan orang yang tidak bertanggung jawab memanfaatkan dokumen asli yang dikirim untuk tujuan yang tidak sah. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan resiko ini sebelum memutuskan untuk mengirimkan ijazah asli melalui pos atau kurir.
Sebagai alternatif yang lebih aman, Anda dapat memindai ijazah Anda dengan resolusi tinggi dan mengirimkan salinannya secara digital. Pastikan kualitas scan cukup baik untuk menampilkan detail ijazah dengan jelas. Anda juga dapat menambahkan watermark pada salinan digital untuk mencegah penyalahgunaan.
3. Legalisasi Ijazah dan Surat Keterangan dari Lembaga Penerbit
Legalisasi ijazah merupakan proses pengesahan keaslian ijazah oleh lembaga terkait, biasanya notaris atau lembaga pemerintah. Legalisasi ini penting untuk membuktikan keabsahan ijazah, terutama jika Anda melamar kerja di perusahaan yang memerlukan verifikasi ketat. Proses legalisasi ijazah berbeda-beda tergantung pada lembaga penerbit ijazah dan peraturan yang berlaku. Biasanya, legalisasi melibatkan beberapa tahap, termasuk verifikasi dari lembaga penerbit ijazah, kemudian lembaga yang lebih tinggi, dan mungkin sampai ke tingkat kementerian terkait.
Sebagai alternatif ijazah asli, beberapa perusahaan menerima surat keterangan dari lembaga penerbit ijazah yang menyatakan bahwa ijazah Anda masih terdaftar dan valid. Surat ini biasanya memuat nomor induk mahasiswa/nomor registrasi, nama lengkap, jurusan, dan tanggal kelulusan. Surat ini berfungsi sebagai bukti sementara sebelum ijazah asli diserahkan jika memang diperlukan di tahap selanjutnya. Periksa dengan perusahaan terkait apakah mereka menerima surat keterangan ini sebagai pengganti ijazah asli sementara.
4. Alternatif Pengganti Ijazah Asli: Scan Ijazah yang Di-legalisir
Meskipun ijazah asli masih menjadi dokumen utama, perkembangan teknologi memungkinkan adanya alternatif lain yang lebih aman dan efisien. Anda dapat membuat scan ijazah dengan kualitas tinggi dan kemudian melegalisirnya di notaris. Scan ijazah yang dilegalisir oleh notaris memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli. Ini merupakan solusi yang efektif untuk menghindari resiko pengiriman ijazah asli melalui pos atau kurir.
Langkah ini memberikan verifikasi bahwa salinan ijazah tersebut identik dengan ijazah asli, memberikan jaminan keabsahan kepada perusahaan. Setelah dilegalisir, Anda dapat mengirimkan salinan digital tersebut bersama dengan berkas lamaran kerja lainnya. Penting untuk selalu menanyakan kepada HRD perusahaan terkait apakah mereka menerima scan ijazah yang dilegalisir sebagai dokumen pendukung lamaran.
5. Verifikasi Ijazah Online dan Platform Verifikasi Independen
Seiring berkembangnya teknologi, beberapa platform verifikasi independen mulai muncul. Platform ini memungkinkan perusahaan untuk memverifikasi keaslian ijazah pelamar secara online. Sistem ini biasanya menggunakan database ijazah yang terintegrasi dengan berbagai lembaga pendidikan. Dengan platform ini, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya dalam proses verifikasi, sekaligus mengurangi risiko pemalsuan dokumen.
Sebagai pelamar, Anda juga dapat memanfaatkan platform ini untuk melakukan verifikasi ijazah Anda sendiri dan menyertakan sertifikat verifikasi tersebut dalam berkas lamaran Anda. Ini menunjukkan inisiatif dan kepercayaan diri Anda kepada perusahaan, dan sekaligus menunjukkan komitmen Anda untuk transparansi dalam proses perekrutan. Cari informasi tentang platform verifikasi ijazah yang terpercaya dan sesuai dengan standar keamanan data yang berlaku.
6. Menghindari Penipuan Lowongan Kerja Palsu
Dalam konteks melamar kerja, penting untuk waspada terhadap penipuan lowongan kerja palsu. Beberapa penipu mungkin meminta Anda untuk mengirimkan ijazah asli atau dokumen penting lainnya sebagai syarat untuk mendapatkan pekerjaan. Jangan pernah mengirimkan dokumen penting Anda kepada pihak yang tidak Anda kenal atau yang tidak memiliki reputasi yang jelas. Selalu verifikasi keaslian lowongan kerja melalui situs web resmi perusahaan atau platform pencari kerja yang terpercaya.
Berhati-hatilah terhadap lowongan kerja yang menjanjikan gaji yang terlalu tinggi atau meminta Anda untuk membayar biaya administrasi tertentu. Jika merasa ragu, jangan ragu untuk menghubungi pihak HRD perusahaan atau meminta klarifikasi sebelum mengirimkan dokumen apa pun. Lindungi data pribadi dan dokumen penting Anda dari penyalahgunaan dengan selalu waspada dan teliti dalam setiap langkah proses melamar kerja.
