Melamar pekerjaan melalui email kini menjadi metode yang umum dan efisien. Namun, keberhasilannya bergantung pada penyampaian lamaran yang profesional dan sesuai standar. Email yang terkesan asal-asalan dapat langsung masuk ke keranjang sampah rekruter. Oleh karena itu, penting untuk memahami syarat dan langkah-langkah yang tepat agar lamaran Anda dilirik dan dipertimbangkan. Artikel ini akan membahas secara detail persyaratan dan strategi untuk meningkatkan peluang Anda diterima melalui lamaran kerja via email.
1. Mempersiapkan Dokumen Lamaran yang Lengkap dan Rapi
Sebelum memulai proses pengiriman email, pastikan Anda telah menyiapkan semua dokumen lamaran yang dibutuhkan. Kelengkapan dan kerapian dokumen ini akan memberikan kesan profesionalisme dan meningkatkan peluang Anda. Dokumen yang biasanya dibutuhkan meliputi:
-
Curriculum Vitae (CV) atau Resume: Ini adalah inti dari lamaran Anda. CV harus disusun secara ringkas, rapi, dan mudah dibaca. Tampilkan pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, dan prestasi Anda dengan jelas dan relevan dengan posisi yang dilamar. Gunakan format yang profesional (misalnya, .pdf untuk menghindari masalah kompatibilitas). Pastikan CV Anda di-proofread dengan teliti untuk menghindari kesalahan tata bahasa dan typo. Ada banyak template CV yang bisa Anda temukan secara online untuk membantu Anda menyusunnya dengan baik, sesuaikan dengan posisi yang dilamar dan usahakan CV tidak lebih dari 2 halaman.
-
Surat Lamaran: Surat lamaran adalah kesempatan Anda untuk memperkenalkan diri dan menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut. Jangan hanya mengulang isi CV, melainkan berikan alasan spesifik mengapa Anda tertarik pada perusahaan dan posisi yang ditawarkan, serta bagaimana keahlian dan pengalaman Anda dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan. Tulis surat lamaran dengan nada formal, namun tetap ramah dan antusias. Sesuaikan surat lamaran dengan deskripsi pekerjaan yang diiklankan. Sebutkan sumber informasi lowongan kerja yang Anda ketahui.
-
Portofolio (jika diperlukan): Untuk beberapa posisi, seperti desain grafis, penulis, atau programmer, portofolio sangat penting untuk menunjukkan kemampuan Anda. Siapkan portofolio digital yang rapi dan mudah diakses melalui link atau lampiran (jika ukurannya tidak terlalu besar). Pastikan portofolio Anda menampilkan karya terbaik Anda dan relevan dengan posisi yang dilamar.
-
Sertifikat dan Transkrip Nilai (jika diperlukan): Jika dipersyaratkan dalam deskripsi pekerjaan, sertakan sertifikat pelatihan, sertifikasi profesional, atau transkrip nilai akademik Anda. Pastikan dokumen-dokumen ini terorganisir dengan baik dan mudah ditemukan.
-
Foto (jika diperlukan): Beberapa perusahaan mungkin meminta Anda untuk menyertakan foto terbaru. Jika demikian, gunakan foto yang profesional dan berpakaian rapi.
2. Menentukan Alamat Email yang Profesional
Alamat email Anda adalah kesan pertama Anda kepada rekruter. Gunakan alamat email yang profesional dan mencerminkan nama Anda. Hindari alamat email yang lucu, tidak formal, atau mengandung karakter-karakter yang aneh. Contoh alamat email yang profesional: [email protected] atau [email protected]. Jika Anda hanya memiliki alamat email yang kurang profesional, pertimbangkan untuk membuat alamat email baru yang khusus untuk melamar pekerjaan.
3. Menulis Subjek Email yang Menarik dan Relevan
Subjek email Anda harus singkat, jelas, dan menarik perhatian rekruter. Hindari subjek email yang umum seperti "Lamaran Kerja" atau "Permohonan Kerja". Sebutkan nama posisi yang Anda lamar dan sumber informasi lowongan kerja. Contoh: "Lamaran Kerja – Posisi Data Analyst – Dari Jobstreet" atau "Aplikasi untuk Posisi Web Developer – Rekomendasi dari Budi Santoso". Subjek yang baik akan meningkatkan kemungkinan email Anda dibaca.
4. Menulis Isi Email yang Singkat, Padat, dan Profesional
Isi email lamaran Anda harus singkat, padat, dan mudah dibaca. Jangan terlalu panjang dan bertele-tele. Berikan ringkasan singkat tentang diri Anda dan keterampilan Anda yang relevan dengan posisi yang dilamar. Sebutkan pengalaman kerja Anda yang paling relevan dan hubungkan dengan kebutuhan perusahaan. Tunjukkan antusiasme Anda terhadap posisi dan perusahaan tersebut. Tambahkan kalimat penutup yang sopan dan profesional, serta informasi kontak Anda yang lengkap. Gunakan bahasa yang formal dan hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul.
5. Memeriksa Kesalahan dan Memastikan Format yang Benar
Sebelum mengirimkan email, pastikan Anda memeriksa seluruh isi email, termasuk subjek, isi pesan, dan lampiran. Periksa dengan teliti untuk menghindari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Pastikan semua lampiran terpasang dengan benar dan ukuran file tidak terlalu besar. Gunakan proofreader atau grammar checker untuk membantu proses pengecekan ini. Pastikan format email Anda rapi dan mudah dibaca, gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 10-12 pt. Terakhir, pastikan Anda telah melampirkan semua dokumen yang diperlukan.
6. Memilih Waktu dan Cara Pengiriman yang Tepat
Waktu pengiriman email juga penting. Hindari mengirimkan email di akhir pekan atau hari libur. Waktu terbaik untuk mengirim email lamaran adalah di hari kerja pada jam kerja, misalnya pukul 9 pagi hingga 4 sore. Perhatikan juga zona waktu penerima email. Jika Anda mengirimkan email ke perusahaan di luar negeri, sesuaikan waktu pengiriman agar email Anda sampai pada saat jam kerja mereka. Selain itu, perhatikan cara pengiriman, pastikan email Anda terkirim dan tidak masuk ke folder spam. Anda bisa mencoba mengirim email test ke email pribadi Anda terlebih dahulu sebelum mengirim ke perusahaan yang dituju.
Dengan memperhatikan semua detail di atas, Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara. Ingatlah bahwa lamaran kerja via email adalah representasi diri Anda yang pertama kali dilihat oleh calon pemberi kerja, jadi pastikan Anda memberikan kesan terbaik. Lakukan riset tentang perusahaan yang Anda lamar agar Anda dapat menyesuaikan CV dan surat lamaran dengan kebutuhan dan budaya perusahaan tersebut. Keberhasilan melamar kerja tidak hanya bergantung pada keahlian Anda, tetapi juga pada bagaimana Anda mempresentasikan diri melalui lamaran kerja.
