Proses melamar pekerjaan seringkali membingungkan, terutama bagi para fresh graduate atau mereka yang belum berpengalaman. Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah mengenai legalisasi ijazah. Apakah ijazah yang sudah dilegalisir mutlak diperlukan saat melamar pekerjaan? Jawabannya tidak sesederhana ya atau tidak. Perlu dipahami bahwa persyaratan legalisasi ijazah sangat bergantung pada beberapa faktor penting, dan artikel ini akan membahas secara detail setiap aspeknya.
1. Legalisasi Ijazah: Pengertian dan Prosedurnya
Legalisasi ijazah adalah proses pengesahan keabsahan dokumen ijazah agar diakui secara resmi oleh lembaga atau instansi tertentu. Proses ini melibatkan beberapa langkah, tergantung pada tingkatan ijazah dan tujuan penggunaannya. Secara umum, legalisasi ijazah meliputi:
-
Legalisasi dari sekolah/universitas: Lembaga pendidikan tempat Anda menamatkan pendidikan akan memberikan surat keterangan keaslian ijazah yang disertai cap resmi. Proses ini biasanya melibatkan bagian akademik atau bagian kepegawaian di kampus.
-
Legalisasi dari Dinas Pendidikan: Setelah mendapatkan legalisasi dari sekolah/universitas, ijazah selanjutnya harus dilegalisasi oleh Dinas Pendidikan setempat (tingkat provinsi atau kabupaten/kota, tergantung pada peraturan daerah masing-masing). Di sinilah ijazah mendapat pengesahan dari instansi pemerintah terkait.
-
Legalisasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbudristek): Untuk beberapa keperluan, seperti melamar kerja di perusahaan multinasional atau di luar negeri, legalisasi Kemendikbudristek mungkin diperlukan. Proses ini memastikan ijazah diakui secara nasional.
-
Legalisasi dari Kedutaan Besar (jika diperlukan): Apabila Anda melamar kerja di luar negeri, proses legalisasi mungkin juga melibatkan legalisasi dari kedutaan besar negara tujuan. Ini memastikan ijazah diakui oleh pemerintah negara tersebut.
Proses legalisasi ijazah membutuhkan waktu dan biaya, sehingga penting untuk memahami kapan legalisasi benar-benar diperlukan.
2. Kapan Legalisasi Ijazah Diperlukan saat Melamar Kerja?
Tidak semua perusahaan mengharuskan pelamar melampirkan ijazah yang sudah dilegalisir. Kebutuhan legalisasi ijazah sangat tergantung pada beberapa faktor:
-
Jenis Perusahaan: Perusahaan besar, terutama perusahaan multinasional atau perusahaan yang beroperasi di bidang tertentu yang sangat memperhatikan kualifikasi (misalnya, sektor keuangan, hukum, atau kedokteran), cenderung lebih ketat dalam persyaratan dokumen. Mereka mungkin meminta ijazah yang sudah dilegalisir untuk memastikan keabsahan kualifikasi pelamar. Sebaliknya, perusahaan kecil atau UKM mungkin lebih fleksibel dan tidak memerlukan legalisasi ijazah.
-
Posisi Jabatan: Posisi jabatan yang lebih tinggi atau yang membutuhkan keahlian dan tanggung jawab yang besar mungkin memerlukan legalisasi ijazah sebagai bagian dari proses verifikasi dan validasi. Posisi entry-level mungkin tidak memerlukan legalisasi ijazah.
-
Kebijakan Perusahaan: Setiap perusahaan memiliki kebijakan internalnya sendiri. Beberapa perusahaan secara eksplisit menyatakan dalam deskripsi pekerjaan atau pengumuman lowongan bahwa pelamar harus menyertakan ijazah yang sudah dilegalisir. Oleh karena itu, membaca deskripsi pekerjaan dengan cermat sangat penting.
-
Persyaratan Perundangan: Terdapat beberapa bidang pekerjaan tertentu yang diatur oleh undang-undang dan mewajibkan pelamar untuk menyertakan ijazah yang sudah dilegalisir, contohnya di bidang kedokteran atau hukum. Perlu diperiksa peraturan yang berlaku di bidang tersebut.
3. Alternatif Pengganti Ijazah yang Sudah Dilegalisir
Jika deskripsi pekerjaan tidak secara eksplisit menyebutkan kebutuhan legalisasi ijazah, Anda dapat mempertimbangkan beberapa alternatif:
-
Fotocopy Ijazah yang Jelas: Sertakan fotokopi ijazah yang jelas dan mudah dibaca. Pastikan semua detail ijazah, termasuk nomor seri dan tanda tangan pejabat berwenang, terlihat jelas.
-
Surat Keterangan dari Universitas: Sebagai alternatif dari ijazah yang sudah dilegalisir, Anda bisa melampirkan surat keterangan dari universitas yang menyatakan bahwa Anda telah menyelesaikan pendidikan di universitas tersebut dengan menunjukkan detail ijazah anda, seperti nomor induk mahasiswa dan nama program studi. Surat ini dapat berfungsi sebagai bukti sementara sebelum ijazah asli diterbitkan atau dilegalisir.
-
Ijazah Asli (Jika Diminta): Beberapa perusahaan mungkin meminta Anda untuk membawa ijazah asli saat proses wawancara atau tes selanjutnya. Ini untuk memverifikasi keaslian ijazah secara langsung.
-
Hubungi HRD: Jika Anda ragu-ragu, yang terbaik adalah menghubungi bagian Human Resources (HRD) perusahaan untuk menanyakan secara langsung tentang persyaratan dokumen yang diperlukan. Mereka akan memberikan informasi yang akurat dan menghemat waktu dan usaha Anda.
4. Risiko Tidak Melampirkan Ijazah yang Dilegalisir
Meskipun tidak selalu wajib, ada beberapa risiko yang mungkin dihadapi jika Anda tidak melampirkan ijazah yang sudah dilegalisir saat melamar pekerjaan, terutama jika perusahaan tersebut mengharuskannya:
-
Lamaran ditolak: Ini adalah risiko paling langsung. Jika perusahaan menetapkan legalisasi ijazah sebagai persyaratan wajib dan Anda tidak memenuhinya, lamaran Anda mungkin langsung ditolak tanpa dipertimbangkan lebih lanjut.
-
Proses Seleksi Terhambat: Meskipun lamaran Anda tidak langsung ditolak, kekurangan dokumen yang dibutuhkan dapat memperlambat proses seleksi. HRD mungkin harus menghubungi Anda untuk meminta dokumen tambahan, yang dapat menghabiskan waktu dan mengurangi peluang Anda.
-
Keraguan atas Kualifikasi: Ketiadaan legalisasi ijazah dapat menimbulkan keraguan di pihak perusahaan mengenai keaslian kualifikasi Anda. Hal ini dapat mengurangi kepercayaan perusahaan terhadap kemampuan dan kredibilitas Anda.
5. Proses Legalisir Ijazah Secara Online
Di era digital saat ini, beberapa instansi pemerintahan telah menyediakan layanan legalisasi ijazah secara online. Hal ini dapat mempermudah dan mempercepat proses legalisasi. Namun, penting untuk memastikan bahwa layanan online tersebut resmi dan terpercaya untuk menghindari penipuan. Selalu periksa situs web resmi instansi terkait untuk mendapatkan informasi yang akurat dan terbaru mengenai layanan legalisasi ijazah online. Periksa juga persyaratan dan biaya yang dikenakan. Tidak semua daerah dan jenis ijazah memungkinkan legalisasi secara online.
6. Perbedaan Legalisasi Ijazah untuk Dalam dan Luar Negeri
Proses legalisasi ijazah untuk keperluan domestik (dalam negeri) dan luar negeri berbeda. Untuk keperluan dalam negeri, prosesnya biasanya hanya melibatkan legalisasi dari universitas/sekolah dan Dinas Pendidikan. Sedangkan untuk keperluan luar negeri, prosesnya dapat lebih kompleks dan melibatkan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta Kedutaan Besar negara tujuan. Perbedaan ini disebabkan oleh kebutuhan pengakuan internasional atas ijazah tersebut. Sebelum memulai proses legalisasi untuk keperluan luar negeri, pastikan untuk menghubungi Kedutaan Besar negara tujuan untuk mendapatkan informasi yang tepat tentang persyaratan yang diperlukan.
Dengan memahami informasi di atas, Anda dapat mempersiapkan dokumen lamaran pekerjaan dengan lebih efektif dan tepat. Ingatlah untuk selalu membaca dengan cermat persyaratan yang tertera di deskripsi pekerjaan dan jangan ragu untuk menghubungi bagian HRD perusahaan untuk klarifikasi lebih lanjut.
