Melamar kerja lewat email kini menjadi metode yang umum dan efisien, terutama dengan mobilitas tinggi yang didukung oleh smartphone. Namun, menyusun email lamaran kerja yang profesional dan efektif dari ponsel dapat menjadi tantangan tersendiri. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah, dengan mempertimbangkan keterbatasan dan kemudahan yang ditawarkan oleh perangkat mobile. Tujuannya agar Anda dapat mengirimkan lamaran yang menarik perhatian rekruter, walaupun hanya menggunakan ponsel.
1. Persiapan Sebelum Menulis Email Lamaran Kerja
Sebelum mulai mengetik email, pastikan Anda telah melakukan persiapan yang matang. Ini akan memastikan email lamaran kerja Anda profesional dan efektif, meskipun dibuat dari ponsel. Berikut beberapa hal penting yang perlu disiapkan:
-
Riset Perusahaan dan Posisi: Pahami dengan baik perusahaan yang Anda tuju. Jelajahi situs web perusahaan, baca profil LinkedIn mereka, dan cari informasi tentang budaya perusahaan serta nilai-nilai yang mereka anut. Memahami hal ini akan membantu Anda menyusun email yang lebih personal dan relevan dengan kebutuhan perusahaan. Ketahui secara spesifik detail pekerjaan yang dilamar, jangan hanya mengirimkan email lamaran yang bersifat umum.
-
Siapkan Dokumen Pendukung: Pastikan Anda memiliki akses mudah ke dokumen pendukung seperti resume dan surat lamaran dalam format digital (.pdf). Simpan dokumen-dokumen ini di cloud storage (Google Drive, Dropbox, iCloud) atau di penyimpanan internal ponsel Anda agar mudah diakses. Pastikan file-file tersebut telah diperiksa dan bebas dari kesalahan ejaan atau tata bahasa. Jika perlu, gunakan aplikasi koreksi grammar sebelum mengirim.
-
Buat Draft di Aplikasi Pengolah Kata (Optional): Meskipun Anda akan menulis email langsung dari aplikasi email di ponsel, menyusun draft di aplikasi pengolah kata seperti Google Docs atau Microsoft Word di ponsel terlebih dahulu bisa sangat membantu. Fitur auto-save dan opsi format yang lebih lengkap akan memudahkan Anda dalam menyusun isi email yang rapi dan terstruktur. Setelah selesai, Anda dapat menyalin dan menempelkan isi draft ke dalam badan email.
-
Cari Alamat Email yang Tepat: Menemukan alamat email perekrut atau departemen HR yang tepat sangatlah penting. Jangan gunakan alamat email umum seperti "info@…" kecuali jika tidak ada opsi lain yang tersedia. Cobalah mencari informasi kontak di situs web perusahaan, halaman LinkedIn perusahaan, atau platform lowongan kerja tempat Anda melihat iklan tersebut.
-
Pilih Subjek Email yang Menarik Perhatian: Subjek email Anda adalah kesan pertama. Jangan gunakan subjek yang generik seperti "Lamaran Kerja". Buat subjek yang spesifik, menarik, dan langsung ke inti permasalahan, misalnya: "Lamaran Kerja Posisi [Nama Posisi] – [Nama Anda]" atau "Aplikasi untuk [Nama Posisi] – [Nama Anda] – Referensi dari [Nama Referensi]".
2. Menulis Badan Email Lamaran Kerja yang Profesional
Setelah persiapan selesai, fokuslah pada penulisan badan email. Meskipun menggunakan ponsel, usahakan agar email tetap profesional dan mudah dibaca. Berikut beberapa poin penting:
-
Sapaan yang Profesional: Mulailah dengan sapaan yang profesional dan personal jika Anda tahu nama perekrut. Jika tidak, gunakan sapaan seperti "Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Departemen HR/Perekrut]" atau "Kepada Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan]". Hindari sapaan yang terlalu informal.
-
Perkenalkan Diri Singkat dan Jelas: Sebutkan nama Anda dan posisi yang Anda lamar. Tunjukkan antusiasme Anda terhadap posisi tersebut dan singkat jelaskan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi tersebut. Hubungkan kualifikasi dan pengalaman Anda dengan kebutuhan perusahaan. Jangan hanya mengulang isi resume Anda.
-
Sorot Keahlian dan Prestasi Relevan: Fokus pada keahlian dan prestasi yang paling relevan dengan deskripsi pekerjaan. Berikan contoh konkret yang menunjukkan kemampuan Anda. Gunakan angka dan data untuk mendukung pernyataan Anda. Contoh: "Meningkatkan efisiensi kerja tim sebesar 15% dalam proyek X" lebih efektif daripada "Meningkatkan efisiensi kerja tim".
-
Tautkan Resume dan Surat Lamaran (Jika Diperlukan): Sertakan tautan ke resume dan surat lamaran Anda yang disimpan di cloud storage atau lampirkan file tersebut langsung ke email. Pastikan ukuran file tidak terlalu besar untuk menghindari masalah pengiriman. Jika ukuran file besar, pertimbangkan untuk menggunakan platform berbagi file seperti Google Drive atau Dropbox dan sertakan link-nya.
-
Tutup dengan Kalimat Penutup yang Profesional: Ungkapkan rasa terima kasih Anda atas waktu dan pertimbangan mereka. Sebutkan kesediaan Anda untuk dihubungi dan wawancara. Berikan informasi kontak Anda yang jelas dan mudah dihubungi.
3. Menggunakan Aplikasi Email di Ponsel
Setiap ponsel memiliki aplikasi email bawaan atau aplikasi email pihak ketiga seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo Mail. Berikut beberapa tips menggunakannya untuk menulis email lamaran kerja:
-
Manfaatkan Fitur Autocorrect dan Grammar Check: Manfaatkan fitur autocorrect dan grammar check yang tersedia di aplikasi email atau ponsel Anda untuk meminimalisir kesalahan ejaan dan tata bahasa. Namun, tetaplah teliti dan periksa kembali email Anda sebelum mengirim.
-
Gunakan Fitur "Undo Send" (Jika Tersedia): Beberapa aplikasi email memiliki fitur "Undo Send" yang memungkinkan Anda membatalkan pengiriman email dalam beberapa detik setelah mengirim. Fitur ini sangat berguna untuk mencegah kesalahan pengiriman.
-
Periksa Kembali Email Sebelum Mengirim: Sebelum mengirimkan email, bacalah kembali seluruh isi email dengan teliti. Periksa kembali tata bahasa, ejaan, format, dan alamat email tujuan. Kesalahan kecil dapat memberikan kesan negatif kepada perekrut.
-
Gunakan Signature Email yang Profesional (Optional): Anda bisa menambahkan signature email yang berisi informasi kontak Anda seperti nama, nomor telepon, email, dan tautan ke profil LinkedIn Anda. Pastikan signature email Anda rapi dan profesional.
4. Mengatasi Kendala saat Melamar Lewat HP
Meskipun praktis, melamar kerja lewat HP juga bisa menghadapi beberapa kendala:
-
Ukuran Layar: Layar ponsel yang lebih kecil dapat menyulitkan dalam menyunting dan memeriksa email. Gunakan zoom jika dibutuhkan.
-
Koneksi Internet: Pastikan Anda memiliki koneksi internet yang stabil untuk menghindari masalah pengiriman email.
-
Baterai: Pastikan baterai ponsel Anda terisi penuh sebelum memulai proses melamar kerja.
-
Aplikasi yang Lambat: Aplikasi email yang lambat dapat mengganggu proses penulisan dan pengiriman email. Cobalah untuk menutup aplikasi lain yang tidak dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerja ponsel Anda.
5. Memilih Lampiran yang Tepat
Saat melampirkan dokumen, pastikan Anda mengikuti beberapa panduan berikut:
-
Format PDF: Format PDF adalah format yang paling direkomendasikan untuk resume dan surat lamaran karena memastikan format tetap konsisten di berbagai perangkat.
-
Nama File yang Jelas: Gunakan nama file yang jelas dan mudah diidentifikasi, misalnya: "[Nama Anda]_Resume.pdf" dan "[Nama Anda]_Surat Lamaran.pdf".
-
Ukuran File: Batasi ukuran file Anda agar tidak terlalu besar. File yang terlalu besar dapat menyebabkan masalah pengiriman atau membuat email sulit dibuka oleh penerima.
6. Follow Up Setelah Mengirim Email
Setelah mengirimkan email lamaran kerja, jangan langsung pasif. Lakukan follow up setelah beberapa hari, terutama jika tidak ada balasan. Follow up dapat menunjukkan antusiasme Anda dan mengingatkan perekrut tentang lamaran Anda. Namun, jangan terlalu sering melakukan follow up karena bisa dianggap mengganggu. Satu kali follow up setelah beberapa hari biasanya sudah cukup. Tulis email follow up yang singkat dan sopan, mengingatkan mereka tentang lamaran Anda dan menanyakan kabar terbaru.
Semoga panduan ini membantu Anda dalam melamar kerja lewat email via HP dengan efektif dan profesional. Ingatlah bahwa meskipun Anda menggunakan ponsel, keprofesionalan dan detail tetap menjadi kunci keberhasilan Anda dalam mendapatkan panggilan wawancara.
