Mencari pekerjaan merupakan proses yang menuntut kesabaran dan strategi yang tepat. Salah satu langkah krusial dalam pencarian kerja adalah mengirimkan lamaran kerja via email. Email lamaran yang efektif dan profesional bisa menjadi pembeda antara mendapatkan panggilan wawancara dan terabaikan di tumpukan lamaran lainnya. Artikel ini akan memberikan panduan detail dan komprehensif tentang cara melamar kerja lewat email dengan benar, berdasarkan berbagai sumber dan best practice rekrutmen terkini.
1. Riset dan Persiapan: Kunci Sukses Lamaran Email
Sebelum Anda mengetikkan satu pun kata, riset dan persiapan yang matang sangat penting. Jangan hanya mengirimkan email lamaran yang sama ke berbagai perusahaan. Setiap perusahaan memiliki budaya, kebutuhan, dan nilai yang berbeda. Ketidaksamaan ini harus tercermin dalam email lamaran Anda.
-
Pahami Deskripsi Pekerjaan: Baca deskripsi pekerjaan dengan cermat. Identifikasi kata kunci dan persyaratan yang disebutkan. Tentukan bagaimana keahlian dan pengalaman Anda memenuhi kebutuhan tersebut. Jangan hanya menyebutkan keahlian Anda secara umum, tetapi berikan contoh konkret bagaimana Anda telah menggunakan keahlian tersebut untuk mencapai hasil yang positif di pekerjaan sebelumnya.
-
Teliti Perusahaan: Pelajari tentang perusahaan tempat Anda melamar. Pahami visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan. Kunjungi situs web perusahaan, baca berita tentang perusahaan, dan cari tahu tentang produk atau layanan yang mereka tawarkan. Pemahaman yang mendalam tentang perusahaan akan membantu Anda menulis email lamaran yang lebih personal dan relevan. Menunjukkan ketertarikan Anda terhadap perusahaan akan membuat lamaran Anda lebih menonjol.
-
Identifikasi Kontak yang Tepat: Usahakan untuk mencari tahu nama dan alamat email perekrut atau manajer perekrutan yang bertanggung jawab atas posisi tersebut. Jangan hanya mengirim email ke alamat umum seperti "[email protected]" kecuali jika secara eksplisit dinyatakan dalam deskripsi pekerjaan. Menulis nama orang yang Anda tuju akan membuat email Anda terasa lebih personal dan profesional. LinkedIn bisa menjadi sumber yang baik untuk menemukan informasi kontak ini.
-
Siapkan Dokumen Pendukung: Sebelum memulai penulisan email, pastikan Anda telah menyiapkan dokumen pendukung seperti CV dan surat lamaran yang telah diformat dengan rapi dan profesional. CV Anda harus disesuaikan dengan deskripsi pekerjaan dan mencerminkan keahlian serta pengalaman yang relevan. Surat lamaran Anda harus ditulis secara spesifik dan personal untuk setiap posisi yang dilamar.
2. Menulis Subjek Email yang Menarik dan Relevan
Subjek email adalah hal pertama yang dilihat perekrut. Subjek yang membosankan atau tidak relevan akan membuat email Anda langsung diabaikan. Oleh karena itu, subjek email harus menarik perhatian dan secara langsung menginformasikan perekrut tentang isi email. Hindari subjek yang umum seperti "Lamaran Kerja" atau "Permohonan Kerja".
Beberapa contoh subjek email yang lebih efektif:
- "Lamaran Kerja – [Nama Posisi] – [Nama Anda]"
- "Berpengalaman di [bidang keahlian] – Melamar Posisi [Nama Posisi]"
- "[Nama Anda] – Mendaftar untuk Posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]"
- "Rekomendasi dari [Nama Referensi] – Lamaran Kerja [Nama Posisi]" (Jika Anda memiliki referensi)
Pastikan subjek email Anda singkat, jelas, dan mudah dipahami. Gunakan kata kunci yang relevan dengan deskripsi pekerjaan.
3. Menulis Isi Email yang Profesional dan Persuasif
Isi email lamaran Anda harus singkat, padat, dan langsung ke inti permasalahan. Jangan terlalu panjang dan bertele-tele. Tunjukkan antusiasme Anda terhadap posisi dan perusahaan, tetapi tetap jaga profesionalisme.
-
Salam Pembuka yang Profesional: Mulailah dengan salam pembuka yang sopan dan profesional, seperti "Kepada Bapak/Ibu [Nama Perekrut]," atau "Yth. [Nama Perekrut],". Jika Anda tidak tahu namanya, gunakan "Kepada Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan],".
-
Perkenalkan Diri Anda Singkat dan Jelas: Sebutkan nama Anda dan posisi yang Anda lamar. Sebutkan dari mana Anda mengetahui lowongan pekerjaan tersebut (misalnya, dari situs web perusahaan, LinkedIn, atau referensi).
-
Tunjukkan Kecocokan Anda: Hubungkan keahlian dan pengalaman Anda dengan kebutuhan perusahaan. Berikan contoh konkret dari prestasi Anda yang relevan dengan deskripsi pekerjaan. Gunakan angka dan data untuk mendukung klaim Anda. Jangan hanya menyebutkan apa yang Anda lakukan, tetapi juga hasil yang Anda capai.
-
Ungkapkan Antusiasme dan Minat: Tunjukkan antusiasme Anda terhadap perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi tersebut. Jelaskan bagaimana nilai-nilai dan budaya perusahaan sesuai dengan nilai dan tujuan karir Anda.
-
Tawarkan untuk Bertemu: Akhiri email dengan kalimat yang menawarkan untuk bertemu dan mendiskusikan lamaran Anda lebih lanjut. Tunjukkan ketersediaan Anda untuk wawancara.
-
Salam Penutup yang Profesional: Akhiri email dengan salam penutup yang profesional, seperti "Hormat Saya," atau "Salam Hangat," diikuti dengan nama dan informasi kontak Anda.
4. Format dan Tata Letak Email yang Profesional
Format dan tata letak email juga penting dalam memberikan kesan profesional. Email yang berantakan dan sulit dibaca dapat mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara.
-
Gunakan Font yang Mudah Dibaca: Pilih font yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman dengan ukuran 10-12 pt.
-
Gunakan Paragraf yang Singkat dan Jelas: Hindari paragraf yang terlalu panjang. Buat paragraf yang singkat dan ringkas untuk memudahkan pembaca memahami isi email.
-
Periksa Ejaan dan Tanda Baca: Pastikan email Anda bebas dari kesalahan ejaan dan tanda baca. Kesalahan tersebut dapat memberikan kesan negatif pada profesionalisme Anda. Gunakan fitur pengecekan ejaan dan gramatika sebelum mengirim email.
-
Lampirkan Dokumen yang Relevan: Lampirkan CV dan surat lamaran Anda dalam format PDF. Format PDF memastikan dokumen Anda terlihat konsisten di berbagai perangkat dan sistem operasi.
-
Gunakan Signature Email yang Profesional: Gunakan signature email yang profesional yang berisi nama, nomor telepon, alamat email, dan tautan ke LinkedIn (jika ada).
5. Memilih Attachment yang Tepat dan Aman
Saat melampirkan CV dan surat lamaran, pastikan Anda menggunakan format yang tepat dan aman. Format PDF umumnya direkomendasikan karena menjaga format dokumen Anda tetap konsisten di berbagai perangkat dan sistem operasi. Hindari format seperti .doc atau .docx yang dapat terganggu formatnya jika penerima menggunakan software yang berbeda.
Beri nama file dengan jelas dan profesional. Contoh: "CV[Nama Anda][Nama Posisi].pdf" dan "Surat Lamaran[Nama Anda][Nama Posisi].pdf". Hindari menggunakan karakter spesial atau spasi berlebihan dalam nama file.
Sebelum mengirim email, selalu periksa ukuran attachment. Ukuran file yang terlalu besar dapat menyebabkan email Anda ditolak oleh server penerima. Jika perlu, kompres file Anda agar ukurannya lebih kecil.
6. Mengikuti Up dan Menindaklanjuti
Setelah mengirim email lamaran, jangan hanya menunggu. Anda dapat melakukan tindak lanjut beberapa hari kemudian untuk memastikan email Anda telah diterima dan untuk menunjukkan minat Anda yang berkelanjutan. Tindak lanjut yang tepat dapat menunjukkan inisiatif dan ketekunan Anda.
Namun, hindari melakukan tindak lanjut terlalu sering. Satu atau dua email tindak lanjut sudah cukup. Dalam email tindak lanjut, Anda dapat menyebutkan kembali posisi yang Anda lamar dan mengulang minat Anda pada perusahaan. Anda juga dapat menanyakan apakah ada informasi lebih lanjut mengenai proses rekrutmen.
Ingatlah untuk selalu menjaga profesionalisme dan kesopanan dalam semua komunikasi Anda. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara dan memajukan karir Anda.
